Hva du kan forvente i din første uke med verkstedprogramvare

Det vanskeligste med å bytte verkstedprogramvare er å begynne. Når du først er i gang, er hverdagen langt mindre dramatisk enn beslutningen kjentes. Her er en realistisk uke.

Mandag: oppsett (15 minutter)

Meld deg på, navngi verkstedet, legg til arbeidsplassene og inviter mekanikerne på e-post. Det er hele oppsettet. Ingen datamigrering å budsjettere for og ingen konsulent å bestille. De fleste verksteder er klare til å ta første bestilling før lunsj.

Det ene som er verdt å gjøre på mandag: sett standard timepris og MVA-sats i innstillingene. Begge synes for mekanikerne fra første arbeidsordre, så å treffe rett tidlig sparer redigering senere.

Tirsdag: din første arbeidsordre

Du åpner dagsplanleggeren, drar et tidspunkt til en arbeidsplass, fyller inn kunde og kjøretøy og legger til en linje. Det er en arbeidsordre. Den første kjennes bevisst; ved den femte tenker du ikke på det lenger. Ved den tiende slutter du å strekke deg etter papirblokka.

Kjøretøyoppslaget henter registreringsdetaljer automatisk i de fleste land. Det sparer deg fra å taste VIN to ganger og betyr at ordren har korrekt kjøretøyinfo fra øyeblikket den opprettes.

Onsdag: første kundevarsel

Når den første bilen er klar for henting, markerer du jobben som fullført og kundens statusside oppdateres. De fleste kunder trykker på lenken, ser arbeidet som er gjort og dukker opp uten å ringe. Verkstedet blir plutselig stillere.

Det er øyeblikket da de fleste eiere innser at "er den klar?"-telefonen ikke var en uunngåelig kostnad. Det var en manglende del av programvaren.

Torsdag: teamet tar det i bruk

På dag fire begynner mekanikerne dine å oppdatere jobber fra sine egne telefoner, bytte status, legge ved bilde, be om godkjenning. Du har ikke trengt å lære opp noen i tradisjonell forstand. De har plukket opp grensesnittet på samme måte som de plukker opp en hvilken som helst telefonapp.

To ting hjelper bruken: ha planleggeren åpen på et verkstedsbrett eller en veggskjerm, og legg snarveien på hver mekanikers telefon. Synlighet føder bruk.

Fredag: et blikk tilbake

Ved slutten av første uken har du logget 20-40 jobber, sendt et dusin kundevarsler og sluttet å skrive på tavla. Du har ikke skrevet rutiner, deltatt på opplæring eller betalt oppsettsavgift.

Du legger også merke til tre ting du ikke ventet:

• Resepsjonen er roligere fordi kundene slutter å ringe om status.
• Du har en logg over hver jobb, noe som gjør fredagens fakturering raskere.
• Du ser hvem som er overbelastet og hvem som har ledig kapasitet, i sanntid.

Hva som skjer uke to

Vaner setter seg. Tavla blir en memo-tavle. Nye jobber havner i planleggeren uten at noen bestemmer det. Kunder begynner å nevne statussiden i forbifarten, oftest positivt.

Frykten før byttet er at teamet skal yte motstand. Virkeligheten er at teamet nesten aldri yter motstand mot et verktøy som kutter ned dagen deres. De yter motstand mot verktøy som legger til skritt. Verkstedprogramvare fjerner skritt.

Prøv første uka selv

Opprett ditt verksted gratis, ingen kort kreves. Eller les først mer om å bytte fra tavla.