Verkstedet ditt er ikke underbemannet. Det er underkoordinert.

Når plassene er fulle og jobbene stables opp, er eierens første instinkt å ansette. Det er feil instinkt. Å legge til en mekaniker til et koordineringsproblem skaper et dyrere koordineringsproblem. Gjennomstrømningstaket i de fleste uavhengige verksteder er ikke mekanikertimer, det er den døde tiden mellom dem.

Den vanlige oppfatningen

De fleste uavhengige verkstedseiere behandler gjennomstrømning som et henderproblem. Flere biler inn, flere mekanikere trengs. Den mentale modellen er enkel: én mekaniker gjør X jobber per dag, to mekanikere gjør dobbelt så mange. Så når timeplanen blir trang, er svaret åpenbart. Ansett.

Den modellen er behagelig fordi den er lineær. Den er også feil. Mekanikertid er ikke begrensningen i de fleste uavhengige verksteder. Begrensningen er alt som skjer mellom mekanikertimene: venting på deler, venting på kundegodkjenninger, venting på å vite hva som er neste, venting på at plassen skal bli ledig, venting på papirarbeid. Å ansette en mekaniker reduserer ingen av disse.

Hvor tiden faktisk blir av

En arbeidende mekaniker i et uavhengig verksted fakturerer 4,8 til 6 timer av hver 8-timersdag. Det er en fakturerbar utnyttelsesgrad på 60 til 75 prosent. De andre 25 til 40 prosentene er ikke lunsjpauser eller latskap, det er strukturell venting:

Det er én til tre fakturerbare timer per mekaniker per dag, tapt til koordinering, ikke til ferdighet eller fart. På et verksted med fire mekanikere er det mellom 4 og 12 timer kapasitet som forsvinner hver dag. Mer enn nok til å absorbere bilene som for tiden flommer over timeplanen, uten å ansette noen.

Hvorfor ansettelse gjør det verre, ikke bedre

Legg til en femte mekaniker, og koordineringsmatten blir verre, ikke bedre. Grunnene er forutsigbare:

• Flere overleveringer. En jobb som blir rørt av to mekanikere tar lengre tid enn en som blir rørt av én. Legg til et tredje par hender, og forklaringer multipliseres.
• Mindre individuell utnyttelse. Med flere kropper som konkurrerer om samme deleavdeling, samme servicerådgiver, samme godkjenningskø, går hver persons fakturerbare andel ned. Fem mekanikere på 60 prosent utnyttelse er ikke bedre enn fire på 70.
• Høyere faste kostnader. En ny mekaniker legger til lønn, verktøy, skap, opplæringstid og en permanent plass på timeplanen. Koordineringsfriksjonen er den samme per jobb.
• Ingen ny kapasitet ved flaskehalsen. Hvis delebestilling er begrensningen, skaper en femte mekaniker bare mer etterspørsel på samme begrensede ressurs.

I praksis ser de fleste verkstedene som ansetter en mekaniker, at gjennomstrømningen øker med 50 til 70 prosent av den nye personens timer, ikke 100. Resten fordamper inn i koordineringslaget. Eiere beskriver dette som "vi ble mer opptatt, men ikke mer lønnsomme", som er systemet som forteller dem at de betalte for en koordineringsoppgradering og bare fikk en arbeidskraftoppgradering.

Hva du skal fikse i stedet

Koordineringslaget er der den virkelige kapasiteten gjemmer seg. Tre endringer gjør mer for gjennomstrømning enn noen ansettelse.

Synlig delestatus

Når hver mekaniker kan se, på sin telefon, hvilke deler som er bestilt, hvilke som har kommet, og hvilke som fortsatt mangler, forsvinner delejakten. Deleløperen slipper å bli avbrutt, mekanikeren slutter å gå til disken, og jobber slutter å stoppe stille.

Kundegodkjenninger på kundens telefon

Den største kilden til forsinkelser på én til tre timer er å vente på at en kunde skal ringe tilbake om ekstra arbeid. Et bilde pluss en godkjenningslenke med ett trykk, sendt direkte til kundens telefon mens bilen står på løfteren, får svar på minutter i stedet for timer.

En planlegger hver mekaniker kan se

Når dagens arbeid lever på en tavle ved resepsjonen, vet bare personen som står foran den hva planen er. Hver mekaniker spør "hva er neste?" ved å gå dit. En digital planlegger synlig på hver telefon fjerner det spørsmålet helt, og lar omfordelinger skje uten at noen går noe sted.

Ingen av disse krever ansettelse. Alle gir deg tilbake den døde tiden. Sammen henter de typisk inn 5 til 8 fakturerbare timer per uke per mekaniker, som på et verksted med fire mekanikere tilsvarer en deltidsansettelse, gratis.

Motargumentet

"Men vi har virkelig ikke nok hender for arbeidet som kommer inn." Noen ganger sant, som regel ikke. Før du behandler bemanning som problemet, kjør testen: i én uke, logg hva hver mekaniker faktisk gjør i 15-minuttersblokker. Hvis den fakturerbare andelen allerede er over 75 prosent, er du bemanningsbegrenset og en ansettelse vil lønne seg. Hvis den er under 70, har du et koordineringsproblem kledd som et bemanningsproblem, og ansettelse vil gjøre symptomene verre før de blir bedre.

De fleste verksteder som kjører denne testen for første gang, blir overrasket. Tallet er nesten alltid lavere enn eieren trodde.

Lærdommen

Gjennomstrømning er ikke et henderproblem i de fleste uavhengige verksteder. Det er et synlighetsproblem. Å ansette en mekaniker uten å fikse koordineringen kjøper deg en dyrere versjon av samme begrensning. Fiks koordineringen først, og gjennomstrømningen du trodde du trengte en ansettelse for, er allerede på gulvet ditt.

Prøv MechMind gratis og se din virkelige fakturerbare utnyttelsesgrad fra første uke.